Lista d’attesa dei corsi in palestra: perché in chat lascia posti vuoti

Perché la lista d’attesa in chat lascia posti vuoti?

Perché quando si libera un posto qualcuno deve leggere la chat e avvisare il primo della lista. Spesso in quel momento nessuno sta guardando il telefono.

I soci annullano la sera prima o la mattina presto, quando tu e la segreteria state facendo altro. Così il corso risulta al completo, e in sala ci sono tre tappetini vuoti.

Ogni tappetino vuoto è una lezione che un socio avrebbe fatto. E il socio che prova tre volte a entrare nel corso delle 19:00 senza riuscirci arriva al rinnovo chiedendosi se l’abbonamento gli serve.

Quali regole servono a una lista d’attesa che funziona?

Servono cinque decisioni. Le prendi una volta, e poi valgono per tutti allo stesso modo.

1. Decidi quante persone possono stare in lista. In molte sale ne bastano tre. Chi è quarto o quinto entra di rado, e mentre aspetta non si prenota in un altro orario.
2. Decidi fino a quando si può annullare senza perdere l’ingresso. Dopo quel momento, chi annulla consuma l’ingresso lo stesso. Senza questa regola i soci annullano un quarto d’ora prima della lezione, e non hai il tempo di dare il posto a un altro.
3. Offri il posto che si libera al primo della lista, e aspetti che lo accetti. Se lo prenoti tu al posto suo, rischi di scalare un ingresso a chi quella sera non poteva più venire.
4. Dai un tempo per accettare, e quando scade offri il posto al secondo. Quasi nessuno fissa questo limite, ed è quello che fa scorrere la lista. Senza un limite, chi non ha visto il messaggio tiene il posto fermo fino all’inizio del corso.
5. Decidi fino a quando offrire i posti. A ridosso della lezione smetti, perché chi riceve il messaggio non farebbe in tempo ad arrivare.

Chi resta in lista non consuma ingressi e non perde nulla. Solo così i soci continuano a mettersi in lista, e tu continui a sapere quante persone vorrebbero quel corso.

Come scorre la lista d’attesa, passo per passo

Con le cinque decisioni prese, la lista funziona così:

1. Il corso si riempie. Chi arriva dopo entra in lista d’attesa, finché anche la lista ha posto.
2. Un socio annulla entro il termine, e il suo posto torna libero.
3. Il primo della lista riceve l’offerta e ha un tempo per rispondere.
4. Se accetta, il posto è suo e l’ingresso conta come per ogni prenotazione.
5. Se rinuncia o non risponde, l’offerta passa al secondo. A chi non ha accettato non si scala niente.

Quando questi passaggi li fa un programma, la segreteria non deve guardare il telefono. Per questo la lista funziona anche alle 06:40 di un martedì.

Cosa ti dice la lista d’attesa sul palinsesto?

Una lista d’attesa tenuta con regole fisse ti dice anche in quali orari ti mancano posti.

Un esempio: il corso delle 19:00 ha ogni volta tre persone in lista, e quello delle 20:00 è pieno a metà. È un’indicazione per spostare il palinsesto o per aprire un secondo turno. Con un turno in più, chi oggi resta fuori si allena, e tu recuperi ingressi che adesso perdi.

Quando la lista sta in una chat questa informazione si perde, perché nessuno somma i messaggi di tre mesi.

Come funziona la lista d’attesa in FitX

Quando la lezione è piena, il socio si mette in lista d’attesa dalla sua area clienti, cioè la pagina da cui prenota dal telefono. Lì vede in che posizione è, ed esce dalla lista quando vuole.

Quando si libera un posto, FitX lo offre al primo della lista. Lui risponde «Prendo il posto» o «Lascio il posto», anche dal link nella mail. Se lascia o non risponde in tempo, FitX offre il posto al successivo. FitX non prenota al posto di nessuno.

Quanto tempo ha il socio per rispondere lo scegli tu. Altre tre regole le fissiamo con te quando prepariamo FitX per la tua palestra. Sono il termine per annullare, il numero di persone in lista e il momento in cui FitX smette di offrire i posti.

Di notte FitX non manda messaggi. Un posto liberato a mezzanotte FitX lo offre la mattina, e il socio ha tutto il suo tempo per rispondere.

L’offerta parte sempre per email. Con il modulo WhatsApp, una parte in più che accendi se ti serve, arriva anche su WhatsApp ai soci che l’hanno scelto.

In agenda ogni lezione piena mostra quante persone sono in lista. Con il modulo report vedi in quali giorni e orari la palestra è piena, e decidi se aprire un secondo turno guardando i numeri.

I dettagli sono nella pagina lista d’attesa di FitX. Il socio che non può venire può anche spostare la prenotazione invece di annullarla. Come si fa è nella pagina agenda e prenotazioni.

Se hai scelto che il certificato scaduto blocchi le prenotazioni, il socio con il certificato scaduto non entra nemmeno in lista d’attesa. Le regole sono nella guida al certificato medico in palestra.

Se preferisci tenere la lista d’attesa in chat

Si può, e per una sala da venti persone può bastare. Aggiungi comunque due regole: un orario dopo il quale non accetti annullamenti e un tempo entro cui chi viene chiamato deve rispondere. Sono queste due a far scorrere la lista. In chat devi ricordartele tu ogni volta, mentre un programma le applica al posto tuo.

Nella demo puoi riempire un corso con soci di prova, annullare una prenotazione e vedere a chi FitX offre il posto.