Costo di un software gestionale per palestra: cosa fa cambiare il prezzo

Quali voci compongono il costo di un gestionale per palestra?

Le voci sono cinque. Se confronti due offerte guardando solo il totale, ti sfuggono proprio le voci che cambiano di più da un fornitore all’altro.

1. Il canone base, cioè quello che paghi ogni mese. Quasi sempre dipende dal numero di soci attivi e sale a scaglioni. Per esempio c’è un prezzo fino a 200 soci e uno più alto da 201 in su. Chiedi cosa succede se superi lo scaglione a metà anno, e cosa succede se scendi.
2. I moduli, cioè le parti in più che paghi a parte: i messaggi su WhatsApp, la cassa, le schede di allenamento, il check-in all’ingresso, le valutazioni. Alcuni fornitori li chiamano «piani» e li vendono a blocchi, così paghi anche le parti che non userai.
3. L’attivazione, che paghi una volta sola all’inizio. Copre la preparazione del programma per la tua palestra, la formazione della segreteria e la migrazione, cioè il passaggio dei dati dal vecchio sistema. Nella trattativa se ne parla poco, e poi la ritrovi nel contratto.
4. I costi a consumo, che crescono con l’uso: messaggi, SMS, commissioni sui pagamenti incassati. Presi uno per uno sono importi piccoli. Con duecento soci, a fine mese pesano.
5. Il costo di uscire, che nel listino non compare. Lo paghi in tempo e in denaro il giorno che cambi fornitore e devi riprenderti i tuoi dati.

Quali domande fare prima di firmare?

Le domande sono sei. Falle per email e tieni le risposte.

1. Il canone dipende dai soci attivi o da tutti quelli che ho in elenco, compresi quelli che non vengono più? In una palestra con tre anni di storia la differenza può essere del doppio.
2. Se supero lo scaglione a marzo, pago il nuovo canone da marzo o dal rinnovo?
3. Quali moduli sono compresi in quello che mi state quotando, nome per nome?
4. La migrazione dei dati è compresa? Da quale tipo di file? La fate voi o la faccio io?
5. C’è una durata minima del contratto? Cosa succede se disdico a metà?
6. Se smetto, in che formato riavrò i dati, in quanto tempo, e a che costo?

La sesta è quella che si dimentica e che pesa di più. Il Regolamento europeo prevede il diritto a riavere i propri dati in un formato leggibile. In pratica: un file può essere leggibile e non bastare per ripartire con un altro gestionale. Cosa ricevi, in che forma e in quanto tempo lo stabilisce il contratto.

Come si confrontano due offerte scritte in modo diverso?

Per ogni offerta calcola quanto spendi in 24 mesi. È un conto banale, e funziona.

1. Moltiplica il canone mensile per 24.
2. Aggiungi l’attivazione, che paghi una volta.
3. Aggiungi il costo mensile dei moduli che ti servono, moltiplicato per 24.
4. Aggiungi una stima dei costi a consumo di un mese, moltiplicata per 24.

Un esempio con numeri inventati: canone € 120, attivazione € 400, moduli € 30, consumo € 15. In 24 mesi fanno € 2.880 più € 400 più € 720 più € 360, cioè € 4.360.

Gli sconti sul primo anno li togli dal totale, così pesano per quello che valgono su due anni. Se una promozione vale solo pagando tutto subito, metti nel conto anche quello che rischi, cioè i mesi già pagati che perdi se smetti prima.

Il conto si fa su 24 mesi perché in quel periodo un gestionale si ripaga oppure no. A 12 mesi stai ancora pagando il tempo che ti è servito per impararlo.

Quanto ti costa oggi lavorare senza un gestionale?

Il costo di un gestionale va messo accanto a quello che spendi già adesso, anche se non lo chiami spesa. Paghi le ore che la segreteria passa a ricopiare dati. Perdi i rinnovi che scadono senza che nessuno se ne accorga.

A volte perdi anche i posti che restano vuoti in un corso pieno, perché la lista d’attesa sta in una chat. Di questo parla la guida alla lista d’attesa dei corsi in palestra.

Fai il conto con i tuoi numeri. Dividi il canone mensile del gestionale per quello che paga al mese un tuo socio. Il risultato è quanti rinnovi al mese devi recuperare perché il software si ripaghi. Con un socio da € 50 al mese e un canone sotto i € 100, ne bastano due. Il calcolatore dei rinnovi persi fa lo stesso conto con i dati della tua palestra.

Il ragionamento vale anche con il software di un altro fornitore.

Quanto costa FitX?

Il Core è la parte di FitX che hanno tutti, compresa nel canone. Costa meno di € 100 al mese, IVA esclusa, per palestre fino a 300 soci.

Nel Core ci sono l’agenda dei corsi, gli abbonamenti, i certificati medici e il registro degli incassi. C’è anche l’area clienti, cioè la pagina da cui il socio prenota dal telefono.

I moduli sono parti in più, che accendi quando ti servono. La pagina prezzi dice cosa aggiunge ognuno.

L’attivazione la paghi una volta sola. Copre il lavoro con cui prepariamo FitX per la tua palestra e l’ora di formazione. Con l’offerta di lancio la migrazione dei dati è compresa.

Il canone è mensile e disdici quando vuoi. Dal primo giorno puoi chiederci l’export dell’intera palestra, cioè la copia di tutti i tuoi dati. Vale anche quando decidi di andartene.

Il listino per intero lo vediamo insieme nei venti minuti di demo, perché dipende da quanti soci hai e da cosa ti serve. Se hai già i preventivi di altri fornitori, portali e facciamo insieme il confronto sui 24 mesi.

Per capire cosa copre il canone, parti da due pagine: abbonamenti e rinnovi e lista d’attesa dei corsi. Chi ha una palestra piccola trova il suo caso nella pagina FitX per le palestre indipendenti.