Sicurezza dei dati dei tuoi soci: dove stanno e chi li vede

Perché il certificato medico va protetto più del resto

Il certificato medico è un dato sanitario. La legge lo tratta diversamente da un numero di telefono. Finché il foglio sta in un raccoglitore dietro il banco, lo legge chiunque entri in segreteria. Per questo FitX lo protegge più degli altri dati.

Dove stanno i dati

Il database e i file di FitX stanno in Unione europea. Il database è l’archivio con i soci, gli abbonamenti e gli incassi. I file sono i certificati e gli altri documenti che alleghi.

I dati della tua palestra sono isolati da quelli delle altre palestre. Un’altra palestra che usa FitX non vede i tuoi soci, e tu non vedi i suoi.

FitX cifra ogni file prima che lasci il server: certificati, documenti dei clienti, loghi. Ogni palestra ha la sua chiave. Chi copiasse il certificato di un tuo socio senza la chiave della tua palestra non riuscirebbe a leggerlo.

Un file tolto resta recuperabile per 30 giorni. Se la segreteria elimina per errore il documento di un socio, per 30 giorni si può recuperare.

Ogni notte facciamo un backup, cioè una copia di tutti i dati. Se serve, riportiamo i dati a un istante preciso e non solo all’ultima copia. Se un martedì alle 16:00 qualcosa va storto, riportiamo i dati a com’erano quel martedì alle 15:55.

Cosa resta scritto

FitX registra ogni apertura di un documento: chi lo ha aperto, quale documento e quando. Vale per il certificato medico e per gli altri documenti del cliente. Se un socio chiede chi ha visto il suo certificato, la risposta c’è, con il nome e l’ora.

Le azioni che toccano il denaro, gli annullamenti e le deroghe finiscono in un registro, con il motivo. Una deroga è un’eccezione a una regola della palestra, per esempio un annullamento accettato dopo il termine. La palestra quel registro non può modificarlo. Se a marzo qualcuno annulla un abbonamento con rimborso, resta scritto chi lo ha fatto e perché.

Chi vede cosa nella tua palestra

Ogni persona dello staff ha un ruolo, e il ruolo decide cosa vede. I permessi di ogni ruolo stanno nel database. Così una pagina nascosta resta chiusa anche a chi ne conosce l’indirizzo.

Il trainer vede solo i suoi corsi. Non vede gli incassi né i contatti dei soci. Del certificato medico sa solo se è valido. La segreteria lavora ogni giorno sulle schede dei clienti. Le regole e gli utenti li cambia la direzione, cioè chi dirige la palestra.

I ruoli, uno per uno, sono nella pagina ruoli e permessi dello staff.

Il nostro accesso di assistenza

In ogni palestra c’è un nostro utente, che chiamiamo accesso di assistenza. Con quello il nostro team entra nel tuo FitX per aiutarti. Lo usiamo, per esempio, quando ci scrivi che un rinnovo non torna.

Lo vedi nell’elenco degli utenti, con la sua etichetta. Tu non puoi modificarlo. Resta attivo finché non ci chiedi di revocarlo, e a quel punto lo revochiamo. Come lavoriamo quando ci scrivi è nella pagina assistenza.

I dati di una persona: copia e cancellazione

Dalla scheda del cliente la palestra scarica tutto quello che FitX ha su quella persona. Se un socio ti chiede che dati hai su di lui, li scarichi dalla sua scheda. Il socio può chiedere la copia dei suoi dati anche dalla sua area clienti. È la pagina da cui prenota dal telefono.

Quando un socio chiede di essere cancellato, la direzione cancella la persona. FitX toglie il nome e conserva le ricevute, che la palestra deve tenere per il fisco. In pratica: la ricevuta resta nel registro, e il nome del socio non c’è più.

Il certificato medico FitX lo elimina un anno dopo la scadenza. Un certificato scaduto a marzo 2026 FitX lo elimina a marzo 2027.

Dal primo giorno puoi chiederci l’export dell’intera palestra. È la copia di tutti i tuoi dati, con i file allegati. Il formato è aperto, cioè si legge anche con altri programmi. Se un giorno cambi gestionale, i dati vengono via con te.

Come FitX raccoglie i consensi è spiegato nella pagina iscrizione e consensi. Come tiene le scadenze è nella pagina certificati medici.

Cosa FitX non raccoglie

FitX non conserva dati di carte di pagamento. Di un incasso registra il metodo e la data. Se un socio paga con la carta, in FitX resta scritto «carta» e il giorno. Il numero della carta non c’è.

FitX non usa impronte né riconoscimento del volto, quindi ai tuoi soci nessuno chiede l’impronta del dito. Lo abbiamo deciso perché una password si può cambiare e un’impronta resta quella per sempre.

Il tuo ruolo e il nostro

Tu sei il titolare del trattamento: decidi perché e come si trattano i dati dei tuoi soci. Noi siamo responsabili del trattamento: li trattiamo per conto tuo, nei limiti che ci dai. In pratica: sui dati dei tuoi soci decidi tu. Noi li usiamo solo per il lavoro che ci affidi.

Questo rapporto lo mettiamo per iscritto prima di cominciare. Il contratto lo trovi insieme ai termini dell’offerta.