ASD e SSD, corrispettivi e fattura elettronica: cosa avere pronto

Cosa chiede il commercialista a una ASD o SSD?

Il commercialista chiede quattro dati per ogni incasso. Negli anni sono cambiate le soglie, i moduli e i termini. Finora ogni versione della norma ha chiesto questi quattro dati.

1. Quanto hai incassato, tenendo separata l’attività istituzionale da quella commerciale. Quali incassi stanno da una parte e quali dall’altra te lo dice il commercialista.
2. Da chi, cioè quale socio ha pagato, con i suoi dati.
3. Quando, cioè il giorno in cui il socio ha pagato. Conta la data dell’incasso e non quella della quota. Se a marzo un socio paga la quota di aprile, scrivi la data di marzo.
4. Con quale documento, cioè il numero della ricevuta o della fattura.

Se questi quattro dati sono in ordine, quando la norma cambia ti basta una conversazione con il commercialista. Se stanno su un quaderno e in tre chat, ogni cambio ti costa settimane di lavoro.

Che differenza c’è fra incasso e documento?

L’incasso è il fatto: il socio ha pagato € 60 il 3 marzo, in contanti. Il documento è la ricevuta o la fattura che giustifica quell’incasso. Molte associazioni piccole si confondono proprio qui.

L’incasso lo registri tu al banco, nel momento in cui il socio paga. Il documento lo emette chi ha il programma fiscale, con la numerazione e il formato che gli competono.

Chi li mescola si ritrova con un registro che contiene sia incassi sia documenti. I numeri non tornano, perché alcune righe contano due volte la stessa cosa. Se scrivi una riga per i € 60 incassati e un’altra per la ricevuta da € 60, a fine mese il totale dice € 120.

Cosa sono i risconti, e perché il commercialista li chiede?

Il risconto è la parte di un incasso che riguarda i mesi successivi. Il socio paga tre mesi ad aprile: quei € 180 sono ricavo di aprile, maggio e giugno, € 60 per mese.

È la prima cosa che il commercialista deve ricostruire a fine anno. Se il registro dice solo «€ 180, 3 aprile», la ricostruisce a mano guardando gli abbonamenti uno per uno. Sono ore di lavoro dello studio, e in un modo o nell’altro finiscono nella sua parcella.

Se invece il registro sa quali mesi coprono quei € 180, il conto è già fatto. In FitX lo fa Cassa ed export, un modulo, cioè una parte in più che accendi se ti serve. Nel file del mese mette gli abbonamenti pagati in anticipo e ancora aperti a fine mese. Per ognuno c’è la parte di incasso che riguarda i mesi dopo.

Perché questa guida non riporta scadenze fiscali

Negli ultimi anni le regole fiscali dello sport dilettantistico sono cambiate più volte. Hanno avuto più rinvii di quanti se ne possano seguire dall’esterno. Una data scritta qui ti servirebbe finché resta vera, e dal giorno dopo ti farebbe sbagliare.

Per questo la guida parla dei dati che ti verranno chiesti comunque cambi la norma, e di come averli già pronti. Le date, e soprattutto quali valgono per la tua associazione, te le dà il tuo commercialista.

Cosa fa FitX per una ASD o SSD, e cosa lascia ad altri

FitX tiene il registro degli incassi. Ogni riga è un incasso, con la data, il socio, il metodo di pagamento e il numero della ricevuta. La ricevuta la fai con gli strumenti che la tua associazione usa già.

FitX segna in rosso gli incassi a cui manca il numero della ricevuta. Così li completi subito, prima che li trovi il commercialista a dicembre.

FitX non emette ricevute né fatture. Con il modulo Cassa ed export la segreteria chiude la cassa ogni sera, e a fine mese scarica il file per il commercialista. Il modulo per il registratore telematico è in arrivo.

Queste cose FitX le lascia agli strumenti e ai professionisti che le fanno già:

• la fattura elettronica verso il Sistema di Interscambio;
• libro giornale, liquidazioni IVA e bilancio;
• il tesseramento presso un ente di promozione o una federazione;
• il libro soci.

Il registro è descritto nella pagina incassi e chiusura di cassa. L’iscrizione dei soci, minorenni compresi, è nella pagina iscrizione e consensi. Il quadro per le associazioni è nella pagina FitX per ASD e SSD, e chi arriva da uno studio trova la pagina per commercialisti.

Da dove cominciare a mettere in ordine gli incassi

Mettere in ordine gli incassi richiede lo stesso lavoro oggi e fra due anni. Fatto con calma costa una settimana. Fatto sotto scadenza costa molto di più, perché lo fai con la palestra aperta e il commercialista che aspetta.

Un’associazione ha anche i certificati medici da tenere in ordine. Regole e fonti sono nella guida al certificato medico in palestra.

Nella demo ti facciamo vedere un mese di incassi di prova. Poi scarichiamo il file per il commercialista, con gli abbonamenti aperti a fine mese già elencati.